Inledning
Magnolia Bostad AB (publ), org.nr 556797–7078 är en ledande samhällsutvecklare som utvecklar nya boenden, främst hyresrätter men även bostadsrätter, samhällsfastigheter och hotell i attraktiva lägen i Sveriges tillväxtorter och storstäder. Boenden utvecklas både för försäljning och för egen förvaltning. Vårt arbete styrs av en helhetssyn där verksamheten bedrivs på ett sätt som främjar en långsiktigt hållbar samhällsutveckling.
Inom Magnolia Bostad och i koncernen behandlas diverse personuppgifter. Vi värnar om din personliga integritet och eftersträvar alltid en hög nivå av dataskydd. Magnolia Bostad strävar efter att i alla lägen se till att personuppgifter behandlas på ett lagenligt och korrekt sätt, samt att samtliga anställda eller uppdragstagare som behandlar personuppgifter för Magnolia Bostad AB:s räkning har de kvalifikationer och den kunskap som krävs.
Denna integritetspolicy ("Policyn") innehåller regler och riktlinjer för den behandling av personuppgifter som görs av Magnolia Bostad i egenskap av personuppgiftsansvarig oavsett vilken typ av personuppgifter det är fråga om och vems personuppgifter det rör. Policyn förklarar hur vi samlar in och behandlar personlig information. Den beskriver också dina rättigheter och hur du kan göra dem gällande. Du är alltid välkommen att kontakta oss vid eventuella frågor, se kontaktuppgifter nedan.
Vad är en personuppgift
En personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Exempelvis kan bilder och ljudupptagningar som behandlas i dator vara personuppgifter även om inga namn nämns. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter (t.ex. IP-nummer) är personuppgifter ifall de kan kopplas till fysiska personer.
Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.
Var behandlar vi dina personuppgifter?
Vi strävar alltid efter att dina personuppgifter ska behandlas inom EU/EES och alla våra egna IT- system finns inom EU/EES. Vid systemmässig support och underhåll kan vi dock vara tvungna att överföra informationen till ett land utanför EU/EES, t.ex. om vi delar dina personuppgifter med ett personuppgiftsbiträde som, antingen själv eller genom en underleverantör, är etablerad eller lagrar information i ett land utanför EU/EES. Biträdet får i dessa fall endast ta del av den information som är relevant för ändamålet (t.ex. loggfiler).
Oavsett i vilket land dina personuppgifter behandlas vidtar vi alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att skyddsnivån är densamma som inom EU/EES
Vilka personuppgifter behandlar vi om dig?
När du vill ta emot pressutskick
Magnolia Bostad har en särskild webbplats för IR-information samt för att erbjuda intressenter möjligheten att anmäla sig för erhållande av s.k. IR-information. Om du är ägare till noterade värdepapper i Magnolia Bostad administreras dina uppgifter i ägarregistret av Euroclear Sweden AB och de är personuppgiftsansvariga för behandlingar som sker i anslutning till uppdraget.
Personuppgifterna hanteras för att : Informationen som Magnolia Bostad innehar om enskilda personer är avsedd för att tillgodose den enskilde med den information denne anmält sig för. Informationen sparas enbart i syfte att kommunicera med dig som intressent.
Personuppgifter som behandlas: Personuppgifter som behandlas av Magnolia Bostad är e-postadress samt telefonnummer.
Prenumerationsvillkor: De olika prenumerationsfunktionerna baseras på de uppgifter du angivit i din personliga profil. Du kan t.ex. inte prenumerera på årsredovisningen via e-post om du inte själv skrivit in e-postadressen under dina adressuppgifter. Du ansvarar själv över dina prenumerationsval och Magnolia kommer inte att ändra dessa eller skicka information till dig som avviker från syftet med denna tjänst.
Rättslig grund: Vi behandlar personuppgifterna med stöd av samtycke från den registrerade.
Lagringsperiod: Personuppgifterna ska raderas när intressenten meddelat att han eller hon inte längre önskar ta emot information från Magnolia Bostad. Du kan själv administrera och avsluta din prenumeration genom din prenumerationstjänst.
Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
Personuppgifter får inte lagras under längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Vi sparar de uppgifter du har registrerat hos oss under den tid du önskar att prenumerera på pressmeddelanden och/eller finansiella rapporter.
Till vem lämnar vi ut dina personuppgifter?
Personuppgiftsbiträden
I de fall det är nödvändigt för att vi ska kunna erbjuda våra tjänster delar vi dina personuppgifter med företag som är s.k. personuppgiftsbiträden för oss. Ett personuppgiftsbiträde är ett företag som behandlar informationen för vår räkning och enligt våra instruktioner. Vi har följande personuppgiftsbiträden:
- IDX som administrerar webbsidan.
- MFN som är vår leverantör av distributionssystem för pressmeddelanden.
När dina personuppgifter delas med personuppgiftsbiträden sker det endast för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka vi har samlat in informationen. Vi kontrollerar alla personuppgiftsbiträden för att säkerställa att de kan lämna tillräckliga garantier avseende säkerheten och sekretessen för personuppgifter. Vi har skriftliga avtal med alla personuppgiftsbiträden genom vilka de garanterar säkerheten för de personuppgifter som behandlas och åtar sig att följa våra säkerhetskrav avseende internationell överföring av personuppgifter.
Företag som är självständigt personuppgiftsansvariga.
Vi kan även komma att dela dina personuppgifter med vissa företag som är självständigt personuppgiftsansvariga. Att företaget är självständigt personuppgiftsansvarig innebär att det inte är vi som styr hur informationen som lämnas till företaget ska behandlas. När dina personuppgifter delas med ett företag som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller företagets integritetspolicy och personuppgiftshantering. Självständiga personuppgiftsansvariga som vi delar dina personuppgifter med är:
- Statliga myndigheter (polisen, skatteverket eller andra myndigheter) om vi är skyldiga att göra det enligt lag eller vid misstanke om brott.
- Euroclear Sweden AB
Rutiner vid insamlande av personuppgifter
Allmänt
Magnolia Bostad kan behandla personuppgifter på två olika sätt; dels genom att själv samla in eller ta emot uppgifterna och självständigt behandla dem, dels på uppdrag av andra bolag. Magnolia Bostad kan därmed agera både som personuppgiftsansvarig och som personuppgiftsbiträde. I alla lägen ska Magnolia Bostad behandla personuppgifter på ett sätt som undviker att kränka den registrerades personliga integritet.
När Magnolia Bostad samlar in personuppgifter och behandlar dem ska detta ske på ett korrekt och ändamålsenligt sätt. Magnolia Bostads behandling av personuppgifter ska i alla lägen uppfylla kraven på behandling av personuppgifter.
Magnolia Bostad ser också till att i alla lägen skydda de personuppgifter som behandlas. Personuppgifter ska inte vara tillgängliga för fler personer än vad som är nödvändigt. Detta gäller såväl när Magnolia Bostad agerar som personuppgiftsansvarig som när Magnolia Bostad agerar som personuppgiftsbiträde. Anställda hos Magnolia Bostad ska endast ta del av de uppgifter som krävs för utförande av en arbetsuppgift.
Magnolia Bostad kan, från tid till annan, begära att den enskilda personen granskar och uppdaterar de personuppgifter som Magnolia Bostad innehar. Den enskilde personen är därutöver välkommen att granska och uppdatera informationen mer eller mindre regelbundet om så önskas. Magnolia Bostad ska på begäran av den enskilde personen rätta uppgifter som är felaktiga, ofullständiga eller missvisande. Den enskilde personen har också rätt att en gång per år - efter skriftlig begäran - få ett registerutdrag kostnadsfritt för att kunna kontrollera vilken information som finns registrerad om honom eller henne.
Dina rättigheter
Enligt dataskyddsförordningen har du vissa rättigheter gällande dina personuppgifter som blir behandlade. Dessa rättigheter innebär i korthet att du ska få information om när och hur dina personuppgifter behandlas och ha kontroll över dina egna personuppgifter. Därför har du bland annat rätt att i vissa fall få dina uppgifter rättade, raderade eller blockerade, eller att få ut eller flytta dina uppgifter.
Rätten till tillgång
Du har rätt att få tillgång till de personuppgifter som Magnolia Bostad registrerat om dig. Information om personuppgiftsbehandlingen ska lämnas av Magnolia Bostad både när uppgifterna samlas in och när den registrerade annars begär det (vilket kan erhållas kostnadsfritt en gång per år).
Rätten till rättelse
Om vi behandlar felaktiga uppgifter om dig har du rätt till att få dessa rättade. Det innebär också att du har rätt att komplettera med uppgifter som saknas och som är relevanta med hänsyn till ändamålet med personuppgiftsbehandlingen.
Rätten till radering
Du kan begära radering av personuppgifter som vi behandlar om dig när:
- uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de har samlats in eller behandlats.
- du invänder mot en intresseavvägning vi har gjort baserat på berättigat intresse och ditt skäl för invändning väger tyngre än vårt berättigade intresse.
- personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse vi omfattas av.
Tänk på att vi kan ha rätt att neka din begäran ifall det finns legala skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera vissa personuppgifter. Dessa skyldigheter kommer från bokförings- och skattelagstiftning, bank- och penningtvättslagstiftning, men också från konsumenträttslagstiftning. Det kan också hända att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Skulle vi vara förhindrade att tillmötesgå en begäran om radering kommer vi istället att blockera personuppgifterna från att kunna användas till andra syften än det syfte som hindrar den begärda raderingen.
Rätt till begränsning av behandling
Du har rätt att begära att vår behandling av dina personuppgifter begränsas. Om du bestrider att personuppgifterna vi behandlar är korrekta kan du begära en begränsad behandling under den tid vi behöver för att kontrollera huruvida personuppgifterna är korrekta. Om vi inte längre behöver personuppgifterna för de fastställda ändamålen, men du däremot behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, kan du begära begränsad behandling av uppgifterna hos oss. Det innebär att du kan begära att vi inte raderar dina uppgifter.
Om du har invänt mot en intresseavvägning av berättigat intresse som vi har gjort som laglig grund för ett ändamål kan du begära begränsad behandling under den tid vi behöver för att kontrollera huruvida våra berättigade intressen väger tyngre än dina intressen av att få uppgifterna raderade.
Om behandlingen har begränsats enligt någon av situationerna ovan får vi bara, utöver själva lagringen, behandla uppgifterna för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, för att skydda någon annans rättigheter eller ifall du har lämnat ditt samtycke
Rätt att göra invändningar mot viss typ av behandling
Du kan när som helst avstå från att ta emot information från oss genom din prenumerationstjänst. Du är alltid välkommen att kontakta oss på kontaktuppgifterna nedan för att få hjälp att tacka nej till vår kommunikation.
Rätten till dataportabilitet
Du har rätt att kräva att personuppgifter flyttas från oss till ett annat företag, myndighet eller organisation. Detta gäller bara sådana personuppgifter som du själv har lämnat.
Berättigat intresse
I de fall vi använder en intresseavvägning som laglig grund för ett ändamål har du möjlighet att invända mot behandlingen. För att kunna fortsätta behandla dina personuppgifter efter en sådan invändning behöver vi kunna visa ett tvingande berättigat skäl för den aktuella behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter eller friheter. I annat fall får vi bara behandla uppgifterna för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.
Hur hanterar vi personnummer?
Om vi behandlar personnummer gör vi det när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet, nödvändigt för säker identifiering eller om det finns något annat beaktansvärt skäl. Vi minimerar alltid användandet av ditt personnummer i så stor utsträckning som möjligt genom att, i de fall det är tillräckligt, istället använda ditt födelsedatum.
Kontaktuppgifter
Om du vill utöva dina rättigheter enligt Policyn ovan, eller har någon annan fråga kan du kontakta oss på uppgifterna under fliken: IR-kontakt.
Uppdatering av policyn
Vi kan komma att göra ändringar i vår integritetspolicy vid behov. Den senaste versionen av integritetspolicyn finns alltid tillgänglig här på webbplatsen.
Antagen 230925